У записки всегда одна из трёх задач: получить решение (согласовать, выделить, разрешить), проинформировать (зафиксировать факт, предупредить о риске) или зафиксировать позицию (чтобы потом не было «а вы не говорили»). Пока вы не сформулировали себе задачу одним словом — решение, информация или фиксация, — писать рано: от задачи зависит вся структура. Записка «обо всём сразу» не решает ничего.

Руководитель тратит на записку 30–60 секунд. Значит, самое важное должно располагаться в первых трёх строках.

Рабочая структура из трёх блоков: суть и запрос («Прошу согласовать замену подрядчика, решение нужно до пятницы»), затем обоснование — 3–5 строк с аргументами и цифрами, затем детали — расчёты, хронология, варианты для тех, кто захочет углубиться.

Проверка простая: если прочитать только первый блок, руководитель уже понимает, что от него требуется.

Три правки, которые оживляют любую записку.

Первая: отглагольные существительные меняем на глаголы — не «осуществить проведение закупки», а «закупить».

Вторая: вычёркиваем слова-паразиты документооборота — «в связи со сложившейся ситуацией», «в рамках вышеизложенного», «данный».

Третья: одна мысль — один абзац.

Текст, написанный человеческим языком, не выглядит менее официальным. Он выглядит более уверенным.

Слабая записка сообщает: «подрядчик срывает сроки». Сильная предлагает: «предлагаю заменить подрядчика на компанию N, сравнение трёх вариантов приложено, при замене до 1 марта успеваем к выставке».

Руководителю остаётся согласиться или возразить, а это в разы быстрее, чем придумывать решение за вас. Если вариантов несколько, назовите их и отметьте, какой рекомендуете вы и почему.

• Просьба — в первых трёх строках.
• Указан срок, к которому нужно решение.
• Есть конкретные цифры, а не «значительные затраты».
• Нет канцелярита.
• Приложения названы в тексте.
• Из документа ясно, что произойдёт, если решение не принять.

Шесть пунктов сошлись — отправляйте.

Одна хорошая записка экономит вам день. Единый стандарт документов в отделе экономит недели — руководителю не приходится расшифровывать каждый текст заново.

На моём корпоративном тренинге по деловой переписке мы работаем на реальных документах участников: переписываем их записки, письма и отчёты, разбираем, почему исходник не работал, и команда уходит с готовыми шаблонами под свои типовые ситуации.

Заказать корпоративный тренинг по деловым текстам и переписке: aslanov@supersales.ru