Что раздражает начальников в деловом письме
Переписка с руководителем — тонкое искусство. Одним письмом можно заслужить доверие и ускорить решения. Другим — подпортить репутацию, показав себя неорганизованным, зависимым или неспособным мыслить стратегически.
Хорошая новость: начальники — тоже люди. Плохая — у них катастрофически мало времени и низкая толерантность к размазням и мямлям.
Письмо сотрудника для руководителя — это не просто текст. Это тест на уровень мышления, зрелость и понимание процессов.
Давайте разберём, как формулировать мысли “вверх” — чтобы быть услышанным, а не раздражать.
🔴 Что раздражает руководителей в переписке
1. Письма без сути: “Вот вам информация, просто держу в курсе”
Такие письма не содержат ни предложения, ни запроса. Это просто пересылка проблем вверх, спам, попытка перекинуть ответственность.
Пример плохого письма:
Добрый день, Сидор Палыч. Возникла ситуация с поставщиком — он задерживает сроки. Мы уточняем детали. Держу в курсе.
📌 Что не так: письмо отрывает руководителя от работы, вешает на него проблему, не предлагает решений. И руководитель не понимает, нужно ли что-то от него на данном этьапе или пока сотрулники справляются сами. И сколько времени уйдет на уточнение деталей?
2. Избыточные подробности: “А потом мы пошли к Алексею Ивановичу на склад, он сказал, что... и вообще, это долгая история…”
Руководителям важна суть, а не хронология. Не надо пересказывать ему свою жизнь. Надо сразу переходить к сути и главным вопросам.
Пример плохого письма:
Вчера к нам в офис клиент с очень странным запросом. Мы не сразу поняли, чего он хочет, потом я уточняла у Елены, она была не в курсе, я переспросила у Петра, но Петр был на встрече и не мог говорить…
📌 Что не так: лишние детали захламляют письмо. Мысленный крик руководителя — “И ЧТО?! КОРОЧЕ, БЛИН!! ЧТО ОТ МЕНЯ-ТО НАДО??”
3. Отсутствие инициативы: “Что будем делать?”
Пример:
Бюджета на съёмку не хватает. Нам надо отснять еще три часа материала, а деньги, выделенные на проект закончились.Что будем делать?
📌 Что не так: руководитель ожидает от вас как минимум варианты. Вы — не ребёнок, который пришёл спросить, как быть, потому что с высоты жизненного опыта в 6 лет, ему не ясны варианты развития событий. Вы — носитель контекста и первичной экспертизы. И вы ответственный взрослый человек. И ваша функция не в том, чтобы информировать о прорблемах, а в том, чтобы искать решения.
4. Эмоциональные выплески и обиды
“Мы опять всё делаем в последний момент”, “Нам никто не помогает”, “Мне кажется, к нам несправедливо относятся” — всё это выглядит как нытье. А начальники, как правило, не любят нытиков. У них на эти сопли аллергия.
✅ Что работает в переписке с руководством
1. Чёткое понимание роли письма: вы решаете, а не перекладываете
Структура эффективного письма “наверх”:
✅ Пример хорошего письма:
Добрый день.
Наш поставщик “ФормулаЛогистик” сообщил, что не сможет доставить продукцию до 14 июня, как планировалось — только к 20 июня. Это сдвигает график монтажа.
Мы видим два варианта:
Я предлагаю идти по первому пути: уже связались с двумя альтернативными компаниями, завтра получим сметы.
Подтвердите, пожалуйста, готовы ли вы одобрить закупку по более высокой цене в рамках срочного решения.
📌 Почему это работает:
2. Четкий заголовок темы письма
Пистьма с темами “Вопрос” или “Ситуация” вызывают раздражение. Руководители просматривают десятки писем — тема должна быть маркером приоритета.
Вместо: “Вопрос по договору”
Пишите: “Договор №23 — поставщик срывает срок. Нужно добро на поиск альтернативы”
3. Экономия внимания: в письме — только то, что нужно для решения
Принцип: если информация не влияет на решение — её можно убрать.
Было:
"Мы с коллегами долго обсуждали, и хотя сначала планировали идти по пути А, решили, что путь Б эффективнее. Хотя есть и третья опция, но она сложная".
Стало:
"Рассмотрели 3 варианта. Выбрали вариант Б — дешевле и надёжнее. Ниже обоснование и просьба одобрить".
4. Формула “забота о бизнесе”
Хорошие письма “наверх” показывают, что вы:
📌 Даже если в письме — проблема, тон должен быть не “АААА!!! ВСЕ ПРОПАЛО!!!”, а “Ситуация под контролем, я работаю, вот что предлагаю”.
🔄 Превращаем плохие письма в хорошие: примеры трансформации
❌ Плохое:
Всё плохо. Клиент недоволен, смета не согласована, дизайнер болеет.
✅ Хорошее:
У клиента возникли вопросы к смете. Основные замечания — по блоку “бюджет на блогеров”. Мы предложили уточнённый расчёт и дополнительное обоснование — ждём обратной связи до вечера. В связи с этим старт работы по этому направления пока на ставим на паузу.
💡 Чек-лист хорошего письма руководителю
📍 Заключение
Переписка с руководством — это не донесение фактов наверх, не информирование в стиле новостного канала. Это рабочая коммуникация взрослых людей (просто с разными полномочиями) с целью достижения максимального эффекта при минимальных временных затратах.
Умение грамотно формулировать тексты для руководителей — это прямой путь к карьерному росту: люди, которые умеют ясно мыслить, принимать решения и не создавать “информационного шума”, становятся заметными. Их ценят.
Хорошая новость: начальники — тоже люди. Плохая — у них катастрофически мало времени и низкая толерантность к размазням и мямлям.
Письмо сотрудника для руководителя — это не просто текст. Это тест на уровень мышления, зрелость и понимание процессов.
Давайте разберём, как формулировать мысли “вверх” — чтобы быть услышанным, а не раздражать.
🔴 Что раздражает руководителей в переписке
1. Письма без сути: “Вот вам информация, просто держу в курсе”
Такие письма не содержат ни предложения, ни запроса. Это просто пересылка проблем вверх, спам, попытка перекинуть ответственность.
Пример плохого письма:
Добрый день, Сидор Палыч. Возникла ситуация с поставщиком — он задерживает сроки. Мы уточняем детали. Держу в курсе.
📌 Что не так: письмо отрывает руководителя от работы, вешает на него проблему, не предлагает решений. И руководитель не понимает, нужно ли что-то от него на данном этьапе или пока сотрулники справляются сами. И сколько времени уйдет на уточнение деталей?
2. Избыточные подробности: “А потом мы пошли к Алексею Ивановичу на склад, он сказал, что... и вообще, это долгая история…”
Руководителям важна суть, а не хронология. Не надо пересказывать ему свою жизнь. Надо сразу переходить к сути и главным вопросам.
Пример плохого письма:
Вчера к нам в офис клиент с очень странным запросом. Мы не сразу поняли, чего он хочет, потом я уточняла у Елены, она была не в курсе, я переспросила у Петра, но Петр был на встрече и не мог говорить…
📌 Что не так: лишние детали захламляют письмо. Мысленный крик руководителя — “И ЧТО?! КОРОЧЕ, БЛИН!! ЧТО ОТ МЕНЯ-ТО НАДО??”
3. Отсутствие инициативы: “Что будем делать?”
Пример:
Бюджета на съёмку не хватает. Нам надо отснять еще три часа материала, а деньги, выделенные на проект закончились.Что будем делать?
📌 Что не так: руководитель ожидает от вас как минимум варианты. Вы — не ребёнок, который пришёл спросить, как быть, потому что с высоты жизненного опыта в 6 лет, ему не ясны варианты развития событий. Вы — носитель контекста и первичной экспертизы. И вы ответственный взрослый человек. И ваша функция не в том, чтобы информировать о прорблемах, а в том, чтобы искать решения.
4. Эмоциональные выплески и обиды
“Мы опять всё делаем в последний момент”, “Нам никто не помогает”, “Мне кажется, к нам несправедливо относятся” — всё это выглядит как нытье. А начальники, как правило, не любят нытиков. У них на эти сопли аллергия.
✅ Что работает в переписке с руководством
1. Чёткое понимание роли письма: вы решаете, а не перекладываете
Структура эффективного письма “наверх”:
- Краткий контекст (1–2 предложения)
- В чём суть проблемы или задачи
- Какие есть варианты действий
- Плюсы и минусы каждого варианта
- Что вы предлагаете ( к какому варианту склоняетесь лично вы и почему)
- Что вам нужно от руководителя (утвердить, дать бюджет, подключиться, кивнуть)
✅ Пример хорошего письма:
Добрый день.
Наш поставщик “ФормулаЛогистик” сообщил, что не сможет доставить продукцию до 14 июня, как планировалось — только к 20 июня. Это сдвигает график монтажа.
Мы видим два варианта:
- Ищем срочную замену (может выйти дороже на 15–20%)
- Двигаем запуск на неделю
Я предлагаю идти по первому пути: уже связались с двумя альтернативными компаниями, завтра получим сметы.
Подтвердите, пожалуйста, готовы ли вы одобрить закупку по более высокой цене в рамках срочного решения.
📌 Почему это работает:
- Есть суть.
- Есть анализ.
- Есть предложение.
- Есть чёткий запрос.
2. Четкий заголовок темы письма
Пистьма с темами “Вопрос” или “Ситуация” вызывают раздражение. Руководители просматривают десятки писем — тема должна быть маркером приоритета.
Вместо: “Вопрос по договору”
Пишите: “Договор №23 — поставщик срывает срок. Нужно добро на поиск альтернативы”
3. Экономия внимания: в письме — только то, что нужно для решения
Принцип: если информация не влияет на решение — её можно убрать.
Было:
"Мы с коллегами долго обсуждали, и хотя сначала планировали идти по пути А, решили, что путь Б эффективнее. Хотя есть и третья опция, но она сложная".
Стало:
"Рассмотрели 3 варианта. Выбрали вариант Б — дешевле и надёжнее. Ниже обоснование и просьба одобрить".
4. Формула “забота о бизнесе”
Хорошие письма “наверх” показывают, что вы:
- держите в голове цели компании;
- минимизируете ущерб;
- не ищете крайнего, не скидываете проблему на других, а ищете выход.
📌 Даже если в письме — проблема, тон должен быть не “АААА!!! ВСЕ ПРОПАЛО!!!”, а “Ситуация под контролем, я работаю, вот что предлагаю”.
🔄 Превращаем плохие письма в хорошие: примеры трансформации
❌ Плохое:
Всё плохо. Клиент недоволен, смета не согласована, дизайнер болеет.
✅ Хорошее:
У клиента возникли вопросы к смете. Основные замечания — по блоку “бюджет на блогеров”. Мы предложили уточнённый расчёт и дополнительное обоснование — ждём обратной связи до вечера. В связи с этим старт работы по этому направления пока на ставим на паузу.
💡 Чек-лист хорошего письма руководителю
- Есть суть, изложенная в первых 2–3 строках
- Нет воды и несущественной информации
- Есть предложения, а не только проблемы
- Письмо экономит время адресата
- Есть чёткий запрос: “что нужно от вас”
- Заголовок точен и осмыслен
- Тема письма конкретная
- Тон — конструктивный, спокойный, зрелый
📍 Заключение
Переписка с руководством — это не донесение фактов наверх, не информирование в стиле новостного канала. Это рабочая коммуникация взрослых людей (просто с разными полномочиями) с целью достижения максимального эффекта при минимальных временных затратах.
Умение грамотно формулировать тексты для руководителей — это прямой путь к карьерному росту: люди, которые умеют ясно мыслить, принимать решения и не создавать “информационного шума”, становятся заметными. Их ценят.
А вот наш календарь обучающих мероприятий для PR-специалистов
на ближайшие несколько месяцев:"
28-30 мая 2025 года - конференция "Эффективная пресс-служба - 2025".
Два потока докладов - "PR в бизнесе" и "PR в госструктурах". 30 спикеров, нетворкинг, а в конце еще церемония награждения победителей конкурса "Пресс-служба года".
4-6 июня 2025 года - мой трехдневный тренинг "PR в энергетике"
18-20 июня 2025 года Пиаршкола "Нейросети для PR-специалистов. Инструменты и пошаговая инструкция" Трехдневный семинар-тренинг для PR-специалистов по работе с нейросетями. Лекции и практика от ведущих экспертов, применяющих нейросети в PR-работе.
18-20 июня 2025 года тренинг "Нейросети для отдела продаж".
Трехдневное обучение для коммерческих директоров и директоров по продажам.
23-25 июня 2025 года – пиаршкола "ВКонтакте для PR-специалистов: инструменты и пошаговые инструкции"
Выбирайте интересные вам мероприятия, переходите, посмотрите программу и присоединяйтесь! При раннем бронировании цена на билет намного приятнее.
