Инструменты деловой переписки
Конфликты в деловой переписке — неизбежны. Просрочили поставку, сделали не тот макет, написали не туда, обидели словом. И если в устной беседе можно что-то сгладить интонацией и взглядом, то письмо — это “документ”. Его читают, пересылают, архивируют и… помнят. Именно поэтому важно: не сорваться, писать с умом и работать на решение.
❌ Ошибка: отвечать “с ходу” и “по горячим следам”
Почему это плохо: в эмоциях мы склонны обвинять, драматизировать, переходить на личности. Всё это остаётся в письме и может усугубить ситуацию.
Что делать:
✅ Принцип 1: Факты вместо эмоций
Плохой тон:
Вы опять всё испортили. Это безответственно и непрофессионально!
Конструктив:
По условиям договора, презентация должна была быть готова 3 мая. Сегодня 5 мая — файл пока не получен. Подскажите, когда ожидать?
Работает потому что: вы говорите по делу, без нападок, не провоцируя ответную агрессию.
✅ Принцип 2: Отделяйте проблему от человека
Плохой пример:
Вы не умеете планировать. Из-за вас мы опоздали.
Лучше так:
Возникла ситуация: презентация не была готова к сроку, и из-за этого мы перенесли встречу. Давайте обсудим, как избежать подобных задержек в будущем.
Важно: говорите про действия и последствия, а не про личные качества адресата.
✅ Принцип 3: Предлагайте решение — даже если вы в проигрыше
Пример:
Понимаю, что произошёл сбой. Мы готовы дождаться до пятницы, если вы пришлёте промежуточную версию сегодня. Подходит ли такой вариант?
Почему это помогает: вы смещаете акцент с “кто виноват” на “что делать дальше” — и у человека появляется поле для конструктивного ответа.
❌ Ошибка: отвечать “с ходу” и “по горячим следам”
Почему это плохо: в эмоциях мы склонны обвинять, драматизировать, переходить на личности. Всё это остаётся в письме и может усугубить ситуацию.
Что делать:
- Сделайте паузу: 10 минут — уже полезно.
- Прогуляйтесь, выдохните, прочитайте письмо снова.
- Запишите эмоции для себя — но не включайте их в письмо.
✅ Принцип 1: Факты вместо эмоций
Плохой тон:
Вы опять всё испортили. Это безответственно и непрофессионально!
Конструктив:
По условиям договора, презентация должна была быть готова 3 мая. Сегодня 5 мая — файл пока не получен. Подскажите, когда ожидать?
Работает потому что: вы говорите по делу, без нападок, не провоцируя ответную агрессию.
✅ Принцип 2: Отделяйте проблему от человека
Плохой пример:
Вы не умеете планировать. Из-за вас мы опоздали.
Лучше так:
Возникла ситуация: презентация не была готова к сроку, и из-за этого мы перенесли встречу. Давайте обсудим, как избежать подобных задержек в будущем.
Важно: говорите про действия и последствия, а не про личные качества адресата.
✅ Принцип 3: Предлагайте решение — даже если вы в проигрыше
Пример:
Понимаю, что произошёл сбой. Мы готовы дождаться до пятницы, если вы пришлёте промежуточную версию сегодня. Подходит ли такой вариант?
Почему это помогает: вы смещаете акцент с “кто виноват” на “что делать дальше” — и у человека появляется поле для конструктивного ответа.
А если вы хотите больше инструментов копирайтинга – приходите на мой тренинг "Мастер PR-текста", который я проведу в Москве 14-16 мая 2025 года.
Три дня активного погружения в копирайтинг для пиарщиков – тексты под все задачи, работа со словом, структура, подача, усиление, заголовки, цитаты, крючки. Много практики и разбора текстов.
Посмотреть программу и купить билет можно тут https://eventimage.ru/konferentsii-i-treningi/master-pr-teksta-last-2025/
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Три дня активного погружения в копирайтинг для пиарщиков – тексты под все задачи, работа со словом, структура, подача, усиление, заголовки, цитаты, крючки. Много практики и разбора текстов.
Посмотреть программу и купить билет можно тут https://eventimage.ru/konferentsii-i-treningi/master-pr-teksta-last-2025/
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
✅ Принцип 4: Сохраняйте уважительный тон
Формулы, которые работают в конфликтных письмах:
Избегайте: сарказма, восклицаний, кавычек (“вы так называемые специалисты”), слов типа “вечно”, “опять”, “как всегда”.
✅ Принцип 5: Сохраняйте след переписки и формулируйте аккуратно
💡 Шаблон конструктивного письма в конфликте
Тема: Сроки сдачи проекта по договору №4567
Текст:
Добрый день, Алексей.
По договору №4567 готовая версия сайта должна была быть представлена 3 мая. Сегодня 5 мая, и материалы пока не поступили.
Понимаем, что могут возникать сложности. Просим сообщить, на какой стадии сейчас работа и когда можно ожидать финальную версию.
Со своей стороны мы готовы рассмотреть вариант поэтапной передачи и обсудить новый дедлайн.
Заранее благодарим за оперативный ответ.
С уважением,
Ольга Иванова
Менеджер проекта
🧩 Вывод: 5 шагов конструктивной переписки в конфликте
Хорошее письмо в конфликте — не про то, чтобы “победить”. Оно про то, чтобы решить проблему, не сжечь мосты и выйти из ситуации с достоинством.
Формулы, которые работают в конфликтных письмах:
- Понимаю, что ситуация непростая…
- Нам важно найти решение, которое устроит обе стороны.
- Буду признателен за ваше мнение по этому вопросу.
- Спасибо за разъяснения — это помогает лучше понимать картину.
Избегайте: сарказма, восклицаний, кавычек (“вы так называемые специалисты”), слов типа “вечно”, “опять”, “как всегда”.
✅ Принцип 5: Сохраняйте след переписки и формулируйте аккуратно
- Используйте нумерацию или список, если описываете несколько претензий.
- Повторяйте даты, суммы, номера договоров — точность защищает.
- Не удаляйте прошлую переписку — пусть видна вся история.
- Если вы формулируете претензию — будьте готовы, что письмо могут прочитать юристы.
💡 Шаблон конструктивного письма в конфликте
Тема: Сроки сдачи проекта по договору №4567
Текст:
Добрый день, Алексей.
По договору №4567 готовая версия сайта должна была быть представлена 3 мая. Сегодня 5 мая, и материалы пока не поступили.
Понимаем, что могут возникать сложности. Просим сообщить, на какой стадии сейчас работа и когда можно ожидать финальную версию.
Со своей стороны мы готовы рассмотреть вариант поэтапной передачи и обсудить новый дедлайн.
Заранее благодарим за оперативный ответ.
С уважением,
Ольга Иванова
Менеджер проекта
🧩 Вывод: 5 шагов конструктивной переписки в конфликте
- Остыть → не пишите в порыве.
- Оперировать фактами → что, когда, к чему это привело.
- Сохранять уважение → даже если вам нахамили.
- Искать решение → предложите хотя бы один вариант.
- Формулировать чётко и корректно → вас могут цитировать.
Хорошее письмо в конфликте — не про то, чтобы “победить”. Оно про то, чтобы решить проблему, не сжечь мосты и выйти из ситуации с достоинством.
А вот наш календарь обучающих мероприятий для PR-специалистов на ближайшие несколько месяцев:"
14-16 мая 2025 года - мой трехдневный тренинг "Мастер PR-текста"
28-30 мая 2025 года - конференция "Эффективная пресс-служба - 2025".
Два потока докладов - "PR в бизнесе" и "PR в госструктурах". 30 спикеров, нетворкинг, а в конце еще церемония награждения победителей конкурса "Пресс-служба года".
4-6 июня 2025 года - мой трехдневный тренинг "PR в энергетике"
18-20 июня 2025 года Пиаршкола "Нейросети для PR-специалистов. Инструменты и пошаговая инструкция" Трехдневный семинар-тренинг для PR-специалистов по работе с нейросетями. Лекции и практика от ведущих экспертов, применяющих нейросети в PR-работе.".
23-25 июня 2025 года – пиаршкола "ВКонтакте для PR-специалистов: инструменты и пошаговые инструкции"
Выбирайте интересные вам мероприятия, переходите, посмотрите программу и присоединяйтесь! При раннем бронировании цена на билет намного приятнее.
