От излишней формальности до отсутствия цели
В мире деловой переписки ценится всё: ясность, уважительный тон, структура и скорость реакции. Одно неудачное письмо может обернуться потерей клиента, заминкой в проекте или напряжением в команде. Давайте разберём 5 самых частых ошибок, которые допускают даже опытные специалисты, и научимся их избегать.
Ошибка 1. Излишняя формальность: “Сей документ направляется вам…”
Что не так:
Многие считают, что деловой стиль — это поток штампов и вычурных формулировок. Но на деле избыточная официальность только усложняет восприятие и создаёт дистанцию между вами и адресатом.
Пример неудачного письма:
Настоящим уведомляем вас, что на основании внутреннего регламента, утверждённого приказом №237 от 14.09.2023, срок рассмотрения обращения увеличен.
Как лучше:
Мы увеличили срок рассмотрения вашего запроса — теперь он составит 10 рабочих дней. Это связано с внутренними регламентами. Спасибо за понимание.
Что делать:
Ошибка 2. Отсутствие цели и запроса: “Вот такие дела…”
Что не так:
Письмо без чёткой цели вызывает недоумение. Получатель теряет время, пытаясь понять, что вы от него хотите.
Пример:
Мы провели встречу, обсудили план, получили новые вводные. Надеемся, всё пойдёт по плану.
А что теперь? Что должен сделать получатель?
Как лучше:
После встречи мы обновили план. Пожалуйста, подтвердите его до 10 мая, чтобы мы запустили проект в срок.
Что делать:
Ошибка 3. Многословие и “поток сознания”
Что не так:
Длинные письма с кучей вводных, отступлений и уточнений утомляют и теряют суть.
Пример:
Мы вчера с Иваном обсуждали возможность того, что, возможно, сроки могут немного сдвинуться из-за того, что отдел логистики ещё не получил подтверждение от поставщика, с которым у нас была договорённость на март…
Как лучше:
Возможен сдвиг сроков: логистика ждёт подтверждение от поставщика. Уточним и дадим ответ до 10 мая.
Что делать:
Ошибка 4. Нет приветствия, нет прощания
Что не так:
“Сухие” письма без приветствия, благодарности или подписи выглядят грубо и даже агрессивно, особенно если вы не знакомы с человеком.
Пример:
Пришлите отчёт.
Как лучше:
Добрый день, Иван,
Пожалуйста, пришлите отчёт по проекту до 17:00. Спасибо!
Что делать:
Ошибка 5. Неучтённый контекст и отсутствие персонализации
Что не так:
Когда вы пишете письмо “в вакууме”, без учёта ситуации получателя, это создаёт ощущение шаблонности и холодности.
Пример:
Напоминаем, что вы не сдали отчёт. Просим сделать это в кратчайшие сроки.
Если человек болел, был в отпуске или уже присылал письмо — вы выглядите невнимательным.
Как лучше:
Иван, добрый день. Возможно, мы что-то упустили, но пока не видим от вас отчёт. Можете уточнить, всё ли в порядке?
Что делать:
Вывод: хорошее письмо — это…
Хорошая деловая переписка — это не про “канцелярит” и не про “всё строго”. Это про уважение к чужому времени и вниманию.
Ошибка 1. Излишняя формальность: “Сей документ направляется вам…”
Что не так:
Многие считают, что деловой стиль — это поток штампов и вычурных формулировок. Но на деле избыточная официальность только усложняет восприятие и создаёт дистанцию между вами и адресатом.
Пример неудачного письма:
Настоящим уведомляем вас, что на основании внутреннего регламента, утверждённого приказом №237 от 14.09.2023, срок рассмотрения обращения увеличен.
Как лучше:
Мы увеличили срок рассмотрения вашего запроса — теперь он составит 10 рабочих дней. Это связано с внутренними регламентами. Спасибо за понимание.
Что делать:
- Используйте “живой” деловой язык.
- Заменяйте канцеляризмы на простые слова: “направить” → “отправить”, “осуществить” → “провести”, “сообщить” → “сказать” или “написать”.
- Представьте, что вы говорите с адресатом лично — это помогает упростить тон.
Ошибка 2. Отсутствие цели и запроса: “Вот такие дела…”
Что не так:
Письмо без чёткой цели вызывает недоумение. Получатель теряет время, пытаясь понять, что вы от него хотите.
Пример:
Мы провели встречу, обсудили план, получили новые вводные. Надеемся, всё пойдёт по плану.
А что теперь? Что должен сделать получатель?
Как лучше:
После встречи мы обновили план. Пожалуйста, подтвердите его до 10 мая, чтобы мы запустили проект в срок.
Что делать:
- Перед отправкой письма спросите себя: “Что я хочу от адресата?”
- Формулируйте запрос в явном виде: проверьте, подтвердите, пришлите, ответьте, согласуйте.
- Если цели нет — возможно, письмо вообще не нужно.
Ошибка 3. Многословие и “поток сознания”
Что не так:
Длинные письма с кучей вводных, отступлений и уточнений утомляют и теряют суть.
Пример:
Мы вчера с Иваном обсуждали возможность того, что, возможно, сроки могут немного сдвинуться из-за того, что отдел логистики ещё не получил подтверждение от поставщика, с которым у нас была договорённость на март…
Как лучше:
Возможен сдвиг сроков: логистика ждёт подтверждение от поставщика. Уточним и дадим ответ до 10 мая.
Что делать:
- Сокращайте. То, что можно сказать в одном предложении, не стоит растягивать на три абзаца.
- Начинайте с сути, детали — ниже по тексту.
- Используйте маркированные списки, если в письме несколько пунктов.
Ошибка 4. Нет приветствия, нет прощания
Что не так:
“Сухие” письма без приветствия, благодарности или подписи выглядят грубо и даже агрессивно, особенно если вы не знакомы с человеком.
Пример:
Пришлите отчёт.
Как лучше:
Добрый день, Иван,
Пожалуйста, пришлите отчёт по проекту до 17:00. Спасибо!
Что делать:
- Всегда добавляйте приветствие, даже в коротких письмах.
- В конце — благодарность или хотя бы “Хорошего дня” и имя.
- Исключение — переписка в мессенджерах в рамках срочной работы, когда все “в потоке”.
Ошибка 5. Неучтённый контекст и отсутствие персонализации
Что не так:
Когда вы пишете письмо “в вакууме”, без учёта ситуации получателя, это создаёт ощущение шаблонности и холодности.
Пример:
Напоминаем, что вы не сдали отчёт. Просим сделать это в кратчайшие сроки.
Если человек болел, был в отпуске или уже присылал письмо — вы выглядите невнимательным.
Как лучше:
Иван, добрый день. Возможно, мы что-то упустили, но пока не видим от вас отчёт. Можете уточнить, всё ли в порядке?
Что делать:
- Проверяйте переписку перед отправкой письма.
- Добавляйте персонализацию: имя, контекст, отсылки к предыдущим сообщениям.
- Пишите с уважением, даже если человек что-то нарушил — в деловой переписке грубость не работает.
Вывод: хорошее письмо — это…
- Чёткое: вы понимаете, что хотите сказать.
- Краткое: минимум лишних слов.
- Вежливое: человеческое, уважительное.
- Структурированное: легко читать и быстро понять.
- С целевым действием: получатель знает, что ему делать дальше.
Хорошая деловая переписка — это не про “канцелярит” и не про “всё строго”. Это про уважение к чужому времени и вниманию.
